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El uso de la información, para la toma de decisiones, establecer indicadores de gestión, conocer la situación actual y pronosticar el futuro de las organizaciones, cobra gran importancia desde el punto de vista táctico. De igual forma, la generación de información al interior de las organizaciones, requiere de un manejo estratégico y organizado de todos los tipos de documentos que se necesitan para dar continuidad a la gestión diaria.
Sin embargo, el aumento en los costos e improductividad que se derivan del manejo del archivo físico, se evidencia cada vez más en las organizaciones:
- Las compañías gastan aproximadamente el 10% de sus ingresos en producir, administrar, y distribuir documentos.
- La producción de papel en la oficina típica está creciendo anualmente un 21%.
- Se estima que del 15 al 25% de los documentos archivados en papel están perdidos o mal clasificados.
- Un empleado administrativo gasta 400 horas anuales (25% tiempo improductivo), buscando, imprimiendo, y enviando documentos.
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Qué PAPEL juega la Gestión Documental en su empresa ?
La Gestión Documental no es solo un proceso de organización, digitalización y automatización del sistema de archivo, sino que a partir de su implantación se empieza a generar valor en cada uno de los procesos internos de la organización desde distintos frentes:
- Facilita localizar todo tipo de documentos: desde su estación de trabajo o cualquier lugar del mundo, cualquier usuario autorizado puede localizar documentos fijando criterios de búsqueda.
- Aumenta la seguridad en el manejo de documentos: cada usuario podrá buscar el tipo de información y documentos para los cuales tiene autorización.
- Permite el seguimiento y auditoría de la documentación: El usuario podrá identificar fallas en procesos, validar documentos, y controlar trámites y procesos dentro de la organización.
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Principales Beneficios
- Disminución de costos administrativos: el tiempo perdido en buscar documentos se traduce en tiempo productivo de trabajo. Disminuye el número de fotocopias e impresiones necesarias para que diferentes personas vean un documento.
- Continuidad en los procesos: un imprevisto con su archivo físico o electrónico puede paralizar la gestión de su empresa. Si esto sucede, su información estará almacenada electrónicamente en "back up" o archivos de seguridad
- Aumento en la productividad
- Uso de la información para la toma de decisiones.
- Aprovechamiento de todas las oportunidades de negocio.
- Disminución en los tiempos de respuesta.
- Aumento en la satisfacción y servicio al cliente.
- Estandarización de procesos.
- Identificación de documentación vital para la gestión empresarial.
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Somos Centro Autorizado de Servicios
Gracias a nuestro excelente servicio y calidad, hemos recibido la calificación como Centro Autorizado de Servicios de varias de las mejores marcas del mercado. |
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En qué consiste nuestro servicio de Oficina Virtual ?
Si usted es un trabajador independiente o empresario puede obtener las ventajas de consolidar sus sistemas de información y hacer que Internet trabaje para usted. Es simple, Galeón es un software de conectividad, que le permite acceder a las aplicaciones y manejar sus documentos desde cualquier lugar como si estuviera sentado frente a su escritorio. |
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